Terdapat pelbagai bentuk kata atau frasa penanda khusus yang digunakan dalam penulisan surat rasmi. Hal ini membezakan antara surat kiriman rasmi dengan surat kiriman tidak rasmi. Penggunaan frasa penanda ini berbeza-beza mengikut jenis surat. Antara beberapa frasa penanda berserta contoh ayat adalah seperti yang berikut:

(a) Penanda maklum

  • Dengan hormatnya dimaklumkan bahawa…
  • Dengan sukacita kami maklumkan bahawa…
  • Seperti yang tuan sedia maklum…

(b) Penanda matlamat

  • Untuk tujuan tersebut, kami akan membekalkan …
  • Untuk makluman pihak tuan, tujuan surat ini adalah untuk …

(c) Penanda penamat

  • Sekian dimaklumkan.
  • Sekian, terima kasih.
  • Sekian untuk makluman dan tindakan tuan.

(d) Penanda pendapat

  • Pada pendapat saya, cadangan tuan itu …
  • Pada pandangan kami, perkara itu …
  • Saya berpendapat bahawa …

(e) Penanda penghargaan

IKLAN
  • Kerjasama yang diberikan sangat dihargai dan diucapkan …
  • Kerjasama tuan didahulukan dengan ucapan terima kasih.

(f) Penanda penyertaan

  • Bersama-sama ini saya sertakan …
  • Bersama-sama ini dilampirkan …

(g) Penanda perintah

  • Tuan diingatkan supaya membawa bersama-sama …
  • Kami berharap tuan dapat hadir …
  • Tuan dinasihatkan agar hadir tepat pada …

(h) Penanda perwakilan

IKLAN
  • Bagi pihak jabatan ini, saya mengucapkan …
  • Saya, bagi pihak semua kakitangan jabatan ini …

(i) Penanda permintaan

  • Tuan diminta melaporkan diri pada …
  • Sudilah kiranya tuan hadir bagi meraikan …
  • Kami amat berbesar hati sekiranya tuan dapat hadir …

(j) Penanda rujukan

  • Berhubung dengan perkara di atas …
  • Perkara di atas dirujuk …
  • Merujuk perkara di atas …

(k) Penanda sambungan

IKLAN
  • Lanjutan daripada surat saya yang bertarikh …
  • Merujuk perbualan telefon antara …

(l) Penanda sebab-musabab

  • Oleh hal yang demikian, kelewatan kami …
  • Atas kesilapan yang tidak disengajakan itu, kami …

(m) Penanda sikap

  • Pihak kami mengucapkan setinggi-tinggi penghargaan …
  • Kerjasama tuan diucapkan terima kasih.

Gunakanlah frasa penanda dengan betul agar penulisan surat rasmi kita lebih berkualiti.

Penyiaran artikel ini merupakan kerjasama Majalah Remaja bersama Dewan Bahasa Dan Pustaka. Artikel ini ditulis oleh FARIDAH BINTI MOHAMAD SAAD